注文の転記
いま
届いたFAXや電話のメモを見ながら、販売管理ソフトに品名と数量を1行ずつ打ち込みます。担当者はその作業だけで1日2時間以上を使っています注1。忙しい月曜の朝ほど溜まります。
Fluxが入ると
届いた時点で明細ができています。人がやるのは、確認が要る行だけを目で見て押すこと。打ち込む作業そのものが無くなるので、件数が増えても時間はほとんど変わりません。
今のやり方のまま。
自動になっていく。
取引先は今までどおりFAXを流し、電話をかけてきます。LINEやカカオトークでやり取りしている取引先には、注文チャットのURLを送るだけ。社内の手順も、使っている販売管理ソフトもそのままです。届いた注文を読んで明細にするところまでをAIが進め、人は確認するだけになります。
実際の注文書を1枚お預かりして、読み取り結果をそのままお見せします。
届いた原本（FAX）
AIが起こした明細（確認が要る行が先頭）
- LAカルビ 特上특상 LA 갈비2箱要確認
- おろしニンニク 業務用업무용おろしニンニク5kg要確認
- 豚バラ スライス부다바라10kg解決済
- 白菜キムチ 中辛キムチ 白菜 中辛12袋解決済
- 冷麺スープ 業務用냉면 육수 업소용6本解決済
/01 — 全体像
入口は4つ。人の手は1度だけ。
FAX・電話・注文チャット・手入力（ファイルの取込を含む）。どの経路で届いても、読み取り、翻訳し、商品マスタと照合するところまでは機械が進めます。人が開くのは確信度の低い行だけ。押して確定すれば、納品書とCSVになって出ていきます。
何が、どう楽になるか
受注の現場で実際に起きていることを4つ挙げ、Fluxを入れたあとの姿と並べます。
打ち間違い
いま
「1箱」を「10箱」と打ち間違えても、その場では誰も気づきません。分かるのは商品が届いてから。返品・謝罪・再配達が発生し、その日の配送計画も崩れます。
Fluxが入ると
読み取りが少しでも怪しい行は確定できません。人が見て押すまで止まるので、間違いは配達の前に見つかります。何を直したかも記録に残ります。
読み替えの属人化
いま
「부다바라」は豚バラ、「특상」は特上。取引先ごとの言い回しはベテランの頭の中にしかありません。その人が休むと受注が止まり、新しい担当者は毎回聞きに行くことになります。
Fluxが入ると
検収で1度直せば、その取引先の用語集に残ります。次からは誰が開いても同じ読み替えができ、同じ書き方の注文は人に回らなくなります。
人の配置
いま
受注が増えるたびに、人を増やすか、残業で吸収するかの二択になります。繁忙期だけ人を足すこともできず、結局は同じ担当者に負荷が集まります。
Fluxが入ると
増えた分は機械が吸収します。人を増やさずに受注を伸ばせるので、採用や教育の負担も抑えられます。
40〜60秒FAX1枚が届いてから、確認できる明細になるまで注2
/02 — 受注経路
送り方はそのまま。アプリも要りません。
複合機に届いた紙も、スマホで撮った写真も、留守番電話の録音も。取引先には今までどおり送ってもらって構いません。LINEやカカオトークでやり取りしている取引先には、注文チャットのURLを送るだけ。相手にアプリを入れてもらう必要も、公式アカウントを運用する必要もありません。
複合機の紙も、スマホの写真も。
届いた紙をまとめて取り込めます。手書きの追記も読めるところまで読んで、読み切れないところは人に回します。
- 手のひらサイズの受信機を回線に挟むだけ。番号も複合機も今のままです
- 受信機を付けるまでは、写真や画像のファイルを取り込む運用でそのまま動きます
1枚あたり40〜60秒注2
留守番電話の録音を、注文に。
電話にAIは出ません。留守番電話に残った録音を文字に起こし、注文の明細にして検収へ回します。
- 電話番号も、電話機も今のままです
- 録音は証跡として保管します
受け方は留守番電話
URLとQRを配るだけ。
取引先ごとの注文チャットのURLとQRを渡すだけで使えます。LINEやカカオトークでやり取りしている相手には、トークでURLを送れば、そこから開けます。AIが内容を復唱して確認するので、言い間違いはその場で直ります。
- 相手にアプリを入れてもらう必要はありません
- 取引先ごとのURLとQRを用意します
公式アカウント不要
例外は、いつでも手で。
飛び込みの電話、来店注文、社内のメモ。手で入れた注文も、取り込んだファイルも同じ検収画面に並ぶので、扱いを分けて覚える必要はありません。
- 取引先と商品を選んで明細を作れます
- 写真やファイルも、同じ画面から取り込めます
同じ検収画面に合流
/03 — 読み取り
混ざっていても読む。マスタで確かめる。
「특상 LA 갈비」「업무용おろしニンニク」。日本語と韓国語が混ざった品名も、手書きの追記も、読めるところまで読みます。読んだ言葉は商品マスタと突き合わせ、SKU・数量・単位まで読み解きます。下の欄に一文を入れて、試してみてください。
実演このページの中で動く見本です。入力した一文を、見本の商品マスタと照合します。
豚バラ スライス부다바라 → PK-10422箱98%
確信度の低い行は要確認になり、次の「検収」で人が確定します。
/04 — 検収
AIは決めません。決めるのは人です。
確信度が閾値を下回った行は「要確認」になり、人が押すまで確定しません。商品マスタに無い品名も同じ扱いです。候補を押すだけで確定でき、確認が要る行は先頭に集まるので、全部の行を読み直す必要はありません。
実演（見本・注4）
ORD-20260913-0042 ／ 3行目要確認
특상 LA 갈비 2박스
この品名に近いものが3つあります。押して確定してください。
押すと確定し、この読み替えは用語集に入ります
怪しい行は、必ず止まる
確信度が低い・商品マスタに無い・候補が僅差・行数が合わない。どれか1つでも当てはまれば、人の確認に回ります。
確認が要る行が、先頭に集まる
開いたら、確認が要る行だけを上から順に押していけば終わります。
この段を飛ばす設計にしていません
全部を自動で確定する設定は用意していません。誤った注文が黙って確定すると、配達まで誰も気づけないからです。
/05 — 学習
1日目は全部。3か月目は例外だけ。
検収で直した呼び方は、その場でその取引先の用語集に入ります。「부다바라＝豚バラ」も、この仕組みで覚えます。毎日出てくる品はやがて止まらなくなり、人が開くのは新商品や初めての取引先、特別価格の但し書きだけになります。
ほとんどの行を、人が見る。
取引先ごとの言い回しをまだ知らないので、多くの行が確認に回ります。ここで押した候補が、そのまま次からの手本になります。
よく出る品は、自動で解決。
「부다바라＝豚バラ」のような読み替えが用語集にたまり、毎日出てくる品はもう止まりません。
人が開くのは、例外だけ。
新しい商品、初めての取引先、特別価格の但し書き。判断が要るものだけが残ります。
注文書1枚（6行）の内訳3か月目
- 豚バラ スライス自動で解決
- 白菜キムチ 中辛自動で解決
- 冷麺スープ 業務用自動で解決
- LAカルビ 特上自動で解決
- 牛スジ ブロック（新商品）人が確認
- 特別価格の但し書き人が確認
4/66行のうち4行が自動で解決自動で解決できた行
上の図は仕組みの説明で、実測値ではありません。自動で解決できる割合は、帳票の癖と商品マスタの整備状況によって変わります。
/06 — 人の配置
増える注文を、増えない人数で。
なくすのは人ではなく、人手のかかる作業です。読んで、打ち込んで、確かめる。このうち機械にできる2つを機械に渡します。残るのは判断だけなので、受注が増えても受注に張り付く人数は増えません。
受注の仕事は、人手のかかる作業と人にしかできない判断でできています。
Fluxが引き受けるのは前者だけです。
判断——特別価格の但し書き、初めての取引先、いつもと違う数量。ここは人が見ます。無くなるのは、その手前にある「読んで打ち込む」時間です。
受注のためにもう1人増やすかどうかを検討している会社ほど、効果がはっきり出ます。お客様の件数での試算は、お見積もりの中でお出しします。
増員の判断を、先に延ばせる
受注が伸びても、そのために人を増やす判断を先送りできます。繁忙期だけ人を足す、という難しい調整も要らなくなります。
欠員が出ても、受注は止まらない
担当者が休んでも、辞めても、取引先ごとの読み替えは用語集に残っています。引き継ぎの期間と、覚え直しの負担がなくなります。
残業と休日出勤が減る
月曜の朝に溜まる山が無くなるので、始業前に出て打ち込んだり、休日に会社へ寄ったりする必要がなくなります。
手が空いた分を、売上の側へ
新規の開拓、仕入れの交渉、配送の段取り。人にしかできない仕事に時間を回せます。同じ人数のまま、できることが増えます。
/07 — 出力
今のソフトはそのまま。紙も出ます。
確定した注文は、納品書としてそのまま印刷できます。データはCSVで、弥生などの販売管理ソフトやExcelに入る形にして出します。既存システムのプログラム改修は要りません。
紙の納品書も、そのまま出る
確定した注文から、そのまま納品書を印刷できます。取引先ごとの価格表を当て、登録番号と地図のQRも載せられます。
列は、既存システムに合わせる
列名も順序も固定値も画面から決められます。取り込む側のプログラム改修は要りません。
乗り換えではなく、並走から
今までの入力と並べて動かし、手応えを見てから切り替えられます。いきなり止めるものは何もありません。
/08 — 安心のために
稟議で聞かれること。先に書いておきます。
会社ごとにデータを分離し、注文の原本は既定180日で自動削除します。システムは国内リージョンで運用しています。誰が何をいつ変えたかは記録に残り、一般公開の登録画面は持ちません。
- データの分離
- 会社ごとにデータを分離し、データベースの行単位で強制しています。
- 保管と削除
- 注文の原本と留守番電話の録音は、保持期間（既定180日）を過ぎたら自動で削除します。期間はご契約で変えられます。
- 置き場所
- システムは国内リージョン（東京）で運用し、データもそこに保管します。
- 当社の運営
- 当社の運営担当は、お客様の業務データを書き換えられません。
- 操作の履歴
- 誰が・何を・いつ変えたかを記録します。検収で誰が確定したかも残ります。
- 入口
- 一般公開の登録画面を持ちません。利用開始のアカウントは当社が発行します。
- 開発と設置
- 企画・設計・開発・受信機の設置まで当社で行っています。
よくある質問
うちの帳票は特殊です。読めますか？
帳票は取引先ごとに別物である前提で作っています。まず実際の注文書をお預かりし、読み取り結果をそのままお見せします。読めない箇所があれば、それも含めてお見せします。
精度はどのくらいですか？
弱点はブランド名や略称の誤読で、そこは商品マスタと用語集が支えます。社内検証では、マスタ無しで48%、マスタありで100%になった帳票があります注3。そして怪しい行は必ず人に回るので、誤った注文が黙って確定することはありません。
韓国語が混ざっていても大丈夫ですか？
「생고기」「특상 LA 갈비」「업무용おろしニンニク」のような混在表記を前提に設計しています。音声も同様で、「부다바라＝豚バラ」のような関係を用語集と商品マスタで解決します。画面は日本語・韓国語・英語で使えます。
取引先に何かしてもらう必要はありますか？
ありません。FAXと電話は今までどおりで構いません。LINEやカカオトークでやり取りしている取引先には、注文チャットのURLかQRをトークで送るだけです。相手がアプリを入れる必要はありません。
今使っている販売管理ソフトはやめないといけませんか？
いいえ。CSVで出力して、今の運用のまま接続できます。出力の形は出力の説明をご覧ください。
担当者の仕事が無くなりませんか？
無くなるのは「読んで打ち込む」作業で、判断の仕事は残ります。むしろ確認と、取引先とのやり取りに時間を使えるようになります。取引先ごとの読み替えが用語集に残るので、担当者が休んでも受注が止まらなくなり、休みも取りやすくなります。
導入事例は見られますか？
事例の詳しい内容と運用の様子は、個別のご相談でお話しします。
費用はどのくらいかかりますか？
受注の件数・受け取る経路の数・取引先の数で変わるため、お問い合わせいただいてから個別にお出ししています。はじめ方・費用に、伺う3つの項目を書いています。
小さい会社でも導入できますか？
はい。受注の件数がそれほど多くなくても使えます。むしろ担当者が1人に集中している会社ほど向いています。
最短でどのくらいで始められますか？
商品マスタをいただいてから1〜2週間で並走運用に入れます。
/09 — はじめ方
注文書1枚から。費用の話はその後で。
まずオンラインで30分、今の受注の流れを伺います。次に、実際の注文書をお預かりして読み取り結果をそのままお見せします。ここまで費用はいただきません。合わなければ、そこでお断りいただいて構いません。
- STEP 01
ご相談
オンラインで30分。今の受注の流れと、困っている場所を伺います。
30分 - STEP 02
読み取り検証
実際の注文書をお預かりし、読み取り結果をそのままお見せします。
費用はいただきません - STEP 03
マスタ取込・設定
商品マスタと出力の形を合わせます。プログラム改修は要りません。
1〜2週間 - STEP 04
並走 → 本番
今のやり方と並べて動かし、手応えを見て切り替えます。
時期はご相談
費用について
受注の件数・受け取る経路の数・取引先の数で変わります。会社によって使う範囲が違うため、一律の表をお出しすると実態と合いません。下の3つを伺えば、個別にお見積もりをお出しします。
- 1か月の注文のおおよその件数
- 今お使いの受注経路（FAX・電話・LINE・カカオ・メール・紙など）
- お取引先の数
通常1営業日以内にご返信します。
お見積もりのあと、ご希望がなければこちらから追ってご連絡することはありません。