주문 옮겨 적기
지금
들어온 팩스나 전화 메모를 보면서 판매 관리 프로그램에 품명과 수량을 한 줄씩 입력합니다. 담당자는 이 작업에만 하루 2시간 이상을 씁니다주1. 바쁜 월요일 아침일수록 쌓입니다.
Flux를 도입하면
주문이 들어온 시점에 명세가 만들어져 있습니다. 사람이 할 일은 확인이 필요한 행만 눈으로 보고 누르는 것. 입력하는 작업 자체가 없어지므로, 건수가 늘어도 시간은 거의 달라지지 않습니다.
지금 하던 방식 그대로.
점점 자동화됩니다.
거래처는 지금처럼 팩스를 보내고 전화를 겁니다. LINE이나 카카오톡으로 연락하는 거래처에는 주문 채팅의 URL만 보내면 됩니다. 사내 절차도, 쓰고 있는 판매 관리 프로그램도 그대로입니다. 들어온 주문을 읽고 명세로 만드는 데까지는 AI가 진행하고, 사람은 확인만 하면 됩니다.
실제 주문서 한 장을 받아 읽기 결과를 그대로 보여 드립니다.
들어온 원본(팩스)
AI가 만든 명세(확인이 필요한 행이 맨 위)
- LAカルビ 特上특상 LA 갈비2箱확인 필요
- おろしニンニク 業務用업무용おろしニンニク5kg확인 필요
- 豚バラ スライス부다바라10kg해결됨
- 白菜キムチ 中辛キムチ 白菜 中辛12袋해결됨
- 冷麺スープ 業務用냉면 육수 업소용6本해결됨
/01 — 전체 구조
입구는 넷. 사람의 손은 한 번만.
팩스·전화·주문 채팅·직접 입력(파일 가져오기 포함). 어떤 경로로 들어와도 읽기, 번역, 상품 마스터 대조까지는 기계가 처리합니다. 사람이 열어 보는 것은 신뢰도가 낮은 행뿐입니다. 눌러서 확정하면 납품서와 CSV로 나갑니다.
무엇이, 어떻게 편해지나
수주 현장에서 실제로 일어나는 일 네 가지를 골라, Flux를 도입한 뒤의 모습과 나란히 놓았습니다.
입력 실수
지금
‘1박스’를 ‘10박스’로 잘못 입력해도 그 자리에서는 아무도 알아채지 못합니다. 알게 되는 것은 상품이 도착한 뒤. 반품·사과·재배송이 생기고, 그날의 배송 계획도 틀어집니다.
Flux를 도입하면
읽기 결과가 조금이라도 미심쩍은 행은 확정할 수 없습니다. 사람이 보고 누를 때까지 멈추므로, 실수는 배송 전에 발견됩니다. 무엇을 고쳤는지도 기록에 남습니다.
특정 직원에게 의존하는 품명 해석
지금
‘부다바라’는 豚バラ(삼겹살), ‘특상’은 特上. 거래처마다 다른 표현은 베테랑 직원의 머릿속에만 있습니다. 그 사람이 쉬면 수주가 멈추고, 새 담당자는 매번 물어보러 가야 합니다.
Flux를 도입하면
검수에서 한 번 고치면 그 거래처의 용어집에 남습니다. 다음부터는 누가 열어도 똑같이 해석할 수 있고, 같은 표기의 주문은 사람에게 넘어오지 않습니다.
인력 배치
지금
수주가 늘 때마다 사람을 늘릴지, 야근으로 메울지 둘 중 하나를 골라야 합니다. 바쁜 시기에만 사람을 더하기도 어려워, 결국 같은 담당자에게 부담이 몰립니다.
Flux를 도입하면
늘어난 만큼은 기계가 흡수합니다. 사람을 늘리지 않고도 수주를 늘릴 수 있으므로, 채용과 교육의 부담도 줄일 수 있습니다.
40~60초팩스 한 장이 들어와서 확인할 수 있는 명세가 되기까지주2
/02 — 수주 경로
보내는 방식은 그대로. 앱도 필요 없습니다.
복합기로 들어온 종이도, 스마트폰으로 찍은 사진도, 자동응답 녹음도. 거래처는 지금처럼 보내 주시면 됩니다. LINE이나 카카오톡으로 연락하는 거래처에는 주문 채팅의 URL만 보내면 됩니다. 상대방이 앱을 설치할 필요도, 공식 계정을 운영할 필요도 없습니다.
복합기의 종이도, 스마트폰 사진도.
들어온 종이를 한꺼번에 가져올 수 있습니다. 손으로 덧쓴 내용도 읽을 수 있는 데까지 읽고, 다 읽지 못한 부분은 사람에게 넘깁니다.
- 손바닥만 한 수신기를 회선에 끼우기만 하면 됩니다. 번호도 복합기도 지금 그대로입니다
- 수신기를 달기 전까지는 사진이나 이미지 파일을 가져오는 방식으로 그대로 쓸 수 있습니다
1장당40~60초주2
자동응답 녹음을 주문으로.
AI가 전화를 받지는 않습니다. 자동응답에 남은 녹음을 글로 옮기고, 주문 명세로 만들어 검수로 넘깁니다.
- 전화번호도 전화기도 지금 그대로입니다
- 녹음은 증빙으로 보관합니다
받는 방식자동응답
URL과 QR만 나눠 주면 됩니다.
거래처별 주문 채팅의 URL과 QR을 건네기만 하면 쓸 수 있습니다. LINE이나 카카오톡으로 연락하는 상대에게는 대화방에서 URL을 보내면 거기서 열 수 있습니다. AI가 주문 내용을 다시 읽어 주며 확인하므로, 잘못 말한 부분은 그 자리에서 바로잡힙니다.
- 상대방이 앱을 설치할 필요가 없습니다
- 거래처별 URL과 QR을 준비합니다
공식 계정필요 없음
예외는 언제든 직접.
갑자기 걸려 온 전화, 매장 방문 주문, 사내 메모. 직접 입력한 주문도 가져온 파일도 같은 검수 화면에 나란히 표시되므로, 처리 방법을 따로 익힐 필요가 없습니다.
- 거래처와 상품을 골라 명세를 만들 수 있습니다
- 사진과 파일도 같은 화면에서 가져올 수 있습니다
같은 검수 화면으로합류
/03 — 읽기
섞여 있어도 읽습니다. 마스터로 확인합니다.
‘특상 LA 갈비’, ‘업무용おろしニンニク’. 일본어와 한국어가 섞인 품명도, 손으로 덧쓴 내용도 읽을 수 있는 데까지 읽습니다. 읽은 말은 상품 마스터와 맞춰 보고 상품 코드(SKU)·수량·단위까지 풀어냅니다. 아래 칸에 한 문장을 넣어 직접 시험해 보세요.
데모이 페이지 안에서만 작동하는 견본입니다. 입력한 문장을 견본 상품 마스터와 대조합니다.
豚バラ スライス부다바라 → PK-10422箱98%
신뢰도가 낮은 행은 확인 필요가 되고, 다음 단계인 ‘검수’에서 사람이 확정합니다.
/04 — 검수
AI는 정하지 않습니다. 정하는 것은 사람입니다.
신뢰도가 기준값보다 낮은 행은 ‘확인 필요’가 되고, 사람이 누를 때까지 확정되지 않습니다. 상품 마스터에 없는 품명도 마찬가지입니다. 후보를 누르기만 하면 확정되고, 확인이 필요한 행은 맨 위에 모이므로 모든 행을 다시 읽을 필요가 없습니다.
데모(견본·주 4)
ORD-20260913-0042 / 3행확인 필요
특상 LA 갈비 2박스
이 품명과 비슷한 상품이 세 개 있습니다. 눌러서 확정해 주세요.
누르면 확정되고, 이 표기는 용어집에 등록됩니다
미심쩍은 행은 반드시 멈춥니다
신뢰도가 낮다, 상품 마스터에 없다, 후보끼리 차이가 근소하다, 행 수가 맞지 않는다. 하나라도 해당하면 사람의 확인으로 넘어갑니다.
확인이 필요한 행이 맨 위에 모입니다
화면을 열면 확인이 필요한 행만 위에서부터 차례로 누르면 끝납니다.
이 단계는 건너뛸 수 없게 설계했습니다
모든 행을 자동으로 확정하는 설정은 두지 않았습니다. 잘못된 주문이 조용히 확정되면 배송될 때까지 아무도 알아챌 수 없기 때문입니다.
/05 — 학습
첫날은 전부. 3개월째는 예외만.
검수에서 바로잡은 표기는 그 자리에서 해당 거래처의 용어집에 별칭으로 들어갑니다. ‘부다바라＝豚バラ(삼겹살)’도 이렇게 익힙니다. 매일 나오는 품목은 머지않아 멈추지 않게 되고, 사람이 열어 보는 것은 신상품이나 처음 거래하는 거래처, 특별 단가에 관한 메모 정도만 남습니다.
대부분의 행을 사람이 봅니다.
거래처마다 다른 표현을 아직 모르기 때문에 많은 행이 확인으로 넘어옵니다. 여기서 누른 후보가 그대로 다음부터의 본보기가 됩니다.
자주 나오는 품목은 자동으로 해결.
‘부다바라＝豚バラ’ 같은 표기가 용어집에 쌓여, 매일 나오는 품목은 더 이상 멈추지 않습니다.
사람이 여는 것은 예외뿐.
새 상품, 처음 거래하는 거래처, 특별 단가에 관한 메모. 판단이 필요한 것만 남습니다.
주문서 한 장(6행)의 내역3개월째
- 豚バラ スライス자동 해결
- 白菜キムチ 中辛자동 해결
- 冷麺スープ 業務用자동 해결
- LAカルビ 特上자동 해결
- 牛スジ ブロック(신상품)사람이 확인
- 특별 단가 메모사람이 확인
4/66행 가운데 4행이 자동으로 해결자동으로 해결된 행
위 그림은 구조를 설명하기 위한 것으로, 실측값이 아닙니다. 자동으로 해결되는 비율은 주문서 서식의 특성과 상품 마스터의 정비 상태에 따라 달라집니다.
/06 — 인력 배치
늘어나는 주문을, 늘지 않는 인원으로.
없애는 것은 사람이 아니라 손이 많이 가는 작업입니다. 읽고, 입력하고, 확인하는 일. 이 가운데 기계가 할 수 있는 두 가지를 기계에 맡깁니다. 남는 것은 판단뿐이므로, 수주가 늘어도 수주 업무에 매달리는 인원은 늘지 않습니다.
수주 업무는 손이 많이 가는 작업과 사람만 할 수 있는 판단으로 이루어져 있습니다.
Flux가 맡는 것은 앞의 것뿐입니다.
판단 — 특별 단가에 관한 메모, 처음 거래하는 거래처, 평소와 다른 수량. 이것은 사람이 봅니다. 없어지는 것은 그 앞 단계의 ‘읽고 입력하는’ 시간입니다.
수주 때문에 인원을 한 명 더 늘릴지 고민하는 회사일수록 효과가 분명하게 나타납니다. 귀사의 주문 건수를 기준으로 한 추산은 견적 단계에서 드립니다.
증원 결정을 뒤로 미룰 수 있습니다
수주가 늘어도 그 때문에 사람을 늘리는 판단을 미룰 수 있습니다. 바쁜 시기에만 사람을 더하는 어려운 조정도 필요 없어집니다.
결원이 생겨도 수주는 멈추지 않습니다
담당자가 쉬어도, 그만두어도 거래처별 표기는 용어집에 남아 있습니다. 인수인계 기간과 다시 익히는 부담이 사라집니다.
야근과 휴일 출근이 줄어듭니다
월요일 아침에 쌓이던 주문 더미가 없어지므로, 업무 시작 전에 나와서 입력하거나 휴일에 회사에 들를 필요가 없어집니다.
여유가 생긴 만큼 매출 쪽으로
신규 거래처 개척, 매입 협상, 배송 준비. 사람만 할 수 있는 일에 시간을 돌릴 수 있습니다. 같은 인원으로 할 수 있는 일이 늘어납니다.
/07 — 내보내기
지금 쓰는 프로그램은 그대로. 종이도 나옵니다.
확정한 주문은 납품서로 바로 인쇄할 수 있습니다. 데이터는 야요이(弥生) 같은 판매 관리 프로그램이나 Excel에 들어가는 형식의 CSV로 내보냅니다. 기존 시스템의 프로그램을 고칠 필요가 없습니다.
종이 납품서도 그대로 나옵니다
확정한 주문에서 바로 납품서를 인쇄할 수 있습니다. 거래처별 가격표를 적용하고, 등록번호(인보이스)와 지도 QR도 넣을 수 있습니다.
열은 기존 시스템에 맞춥니다
열 이름도 순서도 고정값도 화면에서 정할 수 있습니다. 가져오는 쪽의 프로그램을 고칠 필요가 없습니다.
갈아타기가 아니라, 병행부터
지금까지의 입력과 나란히 돌려 보고, 효과를 확인한 뒤에 전환할 수 있습니다. 갑자기 멈춰야 하는 것은 없습니다.
/08 — 안심하고 쓰실 수 있도록
품의 때 나올 질문, 먼저 적어 두었습니다.
회사별로 데이터를 분리하고, 주문 원본은 기본 180일이 지나면 자동으로 삭제합니다. 시스템은 일본 국내 리전에서 운영합니다. 누가 무엇을 언제 바꿨는지는 기록에 남고, 누구나 가입할 수 있는 공개 가입 화면은 두지 않습니다.
- 데이터 분리
- 회사별로 데이터를 분리하고, 데이터베이스의 행 단위로 강제합니다.
- 보관과 삭제
- 주문 원본과 자동응답 녹음은 보관 기간(기본 180일)이 지나면 자동으로 삭제합니다. 기간은 계약으로 바꿀 수 있습니다.
- 저장 위치
- 시스템은 일본 국내 리전(도쿄)에서 운영하고, 데이터도 그곳에 보관합니다.
- 당사의 운영
- 당사의 운영 담당자는 고객의 업무 데이터를 수정할 수 없습니다.
- 조작 이력
- 누가·무엇을·언제 바꿨는지 기록합니다. 검수에서 누가 확정했는지도 남습니다.
- 가입 경로
- 누구나 가입할 수 있는 공개 가입 화면이 없습니다. 이용을 시작할 계정은 당사가 발급합니다.
- 개발과 설치
- 기획·설계·개발부터 수신기 설치까지 당사가 직접 합니다.
자주 묻는 질문
저희 주문서 서식은 특이한데, 읽을 수 있나요?
서식은 거래처마다 다르다는 전제로 만들었습니다. 먼저 실제 주문서를 받아, 읽기 결과를 그대로 보여 드립니다. 읽지 못하는 부분이 있으면 그것까지 포함해 보여 드립니다.
정확도는 어느 정도인가요?
약점은 브랜드명이나 약칭을 잘못 읽는 것이며, 그 부분은 상품 마스터와 용어집이 받쳐 줍니다. 사내 검증에서는 마스터 없이 48%, 마스터를 넘겼을 때 100%가 된 서식이 있습니다주3. 그리고 미심쩍은 행은 반드시 사람에게 넘어가므로, 잘못된 주문이 조용히 확정되는 일은 없습니다.
한국어가 섞여 있어도 괜찮나요?
‘생고기’, ‘특상 LA 갈비’, ‘업무용おろしニンニク’ 같은 혼용 표기를 전제로 설계했습니다. 음성도 마찬가지로, ‘부다바라＝豚バラ’ 같은 관계를 용어집과 상품 마스터로 해결합니다. 화면은 일본어·한국어·영어로 쓸 수 있습니다.
거래처에 따로 부탁해야 하는 일이 있나요?
없습니다. 팩스와 전화는 지금처럼 그대로 받으시면 됩니다. LINE이나 카카오톡으로 연락하는 거래처에는 주문 채팅의 URL이나 QR을 대화방에서 보내기만 하면 됩니다. 상대방이 앱을 설치할 필요는 없습니다.
지금 쓰는 판매 관리 프로그램을 그만 써야 하나요?
아닙니다. CSV로 내보내 지금의 운영 방식 그대로 연결할 수 있습니다. 내보내기 형식은 내보내기 설명에서 확인해 주세요.
담당자의 일이 없어지지 않나요?
없어지는 것은 ‘읽고 입력하는’ 작업이며, 판단하는 일은 남습니다. 오히려 확인 작업과 거래처와의 소통에 시간을 쓸 수 있게 됩니다. 거래처별 표기가 용어집에 남기 때문에 담당자가 쉬어도 수주가 멈추지 않고, 휴가도 쓰기 쉬워집니다.
도입 사례를 볼 수 있나요?
사례의 자세한 내용과 운영 모습은 개별 상담에서 말씀드립니다.
비용은 어느 정도 드나요?
주문 건수·주문을 받는 경로의 수·거래처 수에 따라 달라지므로, 문의를 받은 뒤 개별로 안내합니다. 여쭙는 세 가지 항목은 시작하는 방법·비용에 적어 두었습니다.
작은 회사도 도입할 수 있나요?
네. 주문 건수가 그리 많지 않아도 쓸 수 있습니다. 오히려 일이 담당자 한 명에게 몰려 있는 회사일수록 잘 맞습니다.
가장 빠르면 얼마 만에 시작할 수 있나요?
상품 마스터를 받은 뒤 1~2주면 병행 운영에 들어갈 수 있습니다.
/09 — 시작하는 방법
주문서 한 장부터. 비용 이야기는 그다음에.
먼저 온라인으로 30분 동안 지금의 수주 흐름을 듣습니다. 다음으로 실제 주문서를 받아 읽기 결과를 그대로 보여 드립니다. 여기까지는 비용이 들지 않습니다. 맞지 않으면 그 자리에서 거절하셔도 괜찮습니다.
- STEP 01
상담
온라인으로 30분. 지금의 수주 흐름과 어려운 부분을 듣습니다.
30분 - STEP 02
읽기 검증
실제 주문서를 받아, 읽기 결과를 그대로 보여 드립니다.
비용 없음 - STEP 03
마스터 가져오기·설정
상품 마스터와 내보내기 형식을 맞춥니다. 프로그램을 고칠 필요는 없습니다.
1~2주 - STEP 04
병행 → 본격 운영
지금의 방식과 나란히 돌려 보고, 효과를 확인한 뒤 전환합니다.
시기는 협의
비용에 대하여
주문 건수·주문을 받는 경로의 수·거래처 수에 따라 달라집니다. 회사마다 쓰는 범위가 다르기 때문에, 일률적인 표로는 실제와 맞지 않습니다. 아래 세 가지를 알려 주시면 개별로 견적을 드립니다.
- 한 달 주문의 대략적인 건수
- 지금 쓰는 수주 경로(팩스·전화·LINE·카카오톡·이메일·종이 등)
- 거래처 수
보통 1영업일 이내에 답변드립니다.
견적을 드린 뒤 원하지 않으시면 저희가 따로 연락드리는 일은 없습니다.